Posted on 23 August 2023
LOCATION/LIEU DU TRAVAIL: Yaoundé, Cameroon or Kinshasa, Democratic Republic of Congo
FOR ENGLISH VERSION READ BELOWMISSION du DEPARTEMENT
Expliquez en deux ou trois courtes phrases la raison d'être du département.
Est chargé du développement et de l'extensibilité de programmes innovants et de haute qualité, en travaillant en étroite collaboration avec les bureaux nationaux du Bassin du Congo dans un rôle d'appui, et avec les chefs de département concernés au niveau mondial afin de garantir la qualité et la conformité des programmes.
missions principales:
Le poste d'Assistant exécutif (EA) a pour but de maximiser l'efficacité et l'efficience du fonctionnement des domaines de responsabilité du Directeur Régional (DR) en fournissant un soutien administratif professionnel et en facilitant les actions nécessaires. L'assistant exécutif est chargé de coordonner et de gérer les activités du Directeur Régional pour le bassin du Congo. Ces activités comprennent la préparation des communications écrites et orales, la coordination des réunions, l'agenda, le calendrier et l'organisation des voyages, la rédaction des correspondances, des rapports et des résumés. L'AE s'occupera des projets spéciaux confiés par le DR et pourra le représenter à certaines réunions et lors d'autres activités quotidiennes..
ACTIVITES PRINCIPALES ET RESPONSABILITES:
Fournir un appui direct au Directeur Régional, notamment en recevant et en orientant/assistant les correspondances et les visiteurs, en traitant les appels téléphoniques et les demandes de renseignements, en planifiant et en maintenant le calendrier et les rendez-vous, en filtrant, en analysant et en préparant les réponses à la correspondance entrante, en s'occupant des relations publiques au quotidien.
Anticiper et préparer la documentation de recherche et d'information avant les rendez-vous et les présentations. Rédiger la correspondance afférente et assurer le suivi si nécessaire ;
Préparer l’ébauche de documents, de lettres et de rapports - éditer et réviser les documents rédigés par d'autres personnes en vue de leur diffusion par le Directeur Régional ;
Gérer et tenir à jour l'agenda du Directeur Régional et signaler les correspondances urgentes ;
Planifier et coordonner la logistique pour la participation du Directeur Régional à des événements internes et externes. Aider le Directeur Régional à planifier les voyages et veiller à ce que les éléments logistiques requis (vols, visas, avance sur voyage, demande de voyage, tableau d'itinéraire + contacts, lettre d'invitation, confirmation d'hôtel, documents de voyage connexes) soient à jour ;
Rédiger les procès-verbaux des réunions et des appels du Directeur Régional si nécessaire ;
Assurer le suivi des invitations des partenaires et en concertation avec le Directeur régional assurer la représentation du WWF ;
Maintenir et gérer le planning des congés du Directeur Régional ;
Contrôler les dépenses du Directeur Régional et prendre les mesures nécessaires;
Gérer le processus de convocation aux briefings et aux réunions et vérifier la disponibilité du personnel ;
Planifier les réunions RMT, les rattrapages et les évaluations pour tous les subordonnés directs du Directeur ;
Rédiger les procès-verbaux des réunions du RMT et assurer le suivi des points d'action ;
Programmer et coordonner les réunions régulières du RMT ;
Archiver les procès-verbaux des réunions du RMT et les autres documents demandés par les auditeurs ;
Gérer le flux d'informations entre le bureau du Directeur Régional et les bureaux de pays ainsi que d'autres parties prenantes internes ;
Servir de point principal de contact administratif direct et de liaison avec d'autres bureaux, des individus et des organisations et agences externes sur une série de questions spécifiques ; organiser et faciliter les réunions et la préparation des réunions si besoin ;
Coordonner la délivrance de l'autorisation de signature aux directeurs nationaux pour les contrats qui dépassent leur limite de signature. Coordonner la délivrance de l'autorisation de signature de WWF-Int'l pour le Directeur Général/chef des opérations pour signer les contrats qui dépassent sa limite de signature ;
Faire preuve d'initiative et de jugement pour s'assurer que les questions nécessitant une attention en l'absence du Directeur Régional soient renvoyées ou déléguées au bon bureau/à la bonne personne afin de minimiser l'effet de l'absence du Directeur régional ;
Aider le Directeur régional à répondre aux demandes de renseignements sur les projets/programmes du WWF dans le Bassin du Congo ;
Avec d'autres assistants exécutifs/administratifs, le cas échéant, fournir un soutien aux membres du RMT au sens large et d'une manière proportionnée selon le besoin;
Agir en tant que super utilisateur PO dans Oracle pour soutenir en l'absence de l'assistant administratif, des opérations : Créer des réquisitions & des bons de commande, recevoir les marchandises, fermer les modules, mettre à jour les groupes d’approbation.
Toute autre tâche assignée par le Directeur Régional, y compris tout projet spécial à court terme.
PROFILE
Qualifications requises:
Un diplôme universitaire en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe; une maîtrise en administration des affaires constitue un avantage;
Au moins cinq ans d'expérience professionnelle dans une ONG internationale réputée à un poste similaire ou équivalent;
Une expérience antérieure prouvée aux fonctions d’appui au poste de niveau directeur au sein d’organismes de développement international, et/ou d'autres domaines connexes;
Aptitudes et compétences requises:
Excellente compétence en matière d'organisation et de hiérarchisation des priorités, avec un souci du détail ;
Attitude proactive et capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome;
De bonnes compétences interpersonnelles, en matière de travail en équipe et de réseautage;
Solides compétences en matière de communication orale et écrite;
Anglais et français de niveau opérationnel (écrit et oral);
Compétence dans une variété de logiciels informatiques et d'applications de création de contenu;
Connaissance des tendances des réseaux sociaux pour une utilisation avancée ou professionnelle;
Un intérêt pour le domaine de la conservation de la nature et de la gestion des ressources naturelles est un atout
Connaissance du paysage médiatique congolais/international en pleine évolution.
Adhérer à la mission et aux valeurs de l'organisation WWF : Courage, Intégrité, Respect & Collaboration.
RELATIONS PROFESSIONNELLES
Internes.
Travailler en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe régionale et les directeurs nationaux, le WWF RDC, les responsables et le personnel du WWF RDC, l'équipe de communication du Bureau Regional d’Afrique, ainsi que le personnel d'autres unités concernées au sein du réseau dans l'accomplissement de ses tâches.
Externes.
Interaction avec le personnel et les visiteurs d'autres organisations de conservation, les autorités gouvernementales, les partenaires du secteur public, etc. Répondre aux demandes de renseignements généraux concernant le travail du WWF-RDC et du Bureau du Bassin du Congo.
ENGLISH VERSION:
MISSION OF THE DEPARTMENT:
Give two or three short sentences to explain the reason why the department exists.
Responsible for the development and scalability of high quality, innovative programs,
working closely with the Congo Basin Country Offices in an enabling role, and with relevant department heads at the global level to ensure program quality and compliance.
MAJOR FUNCTIONS:
The Executive Assistant (EA) position exists to maximise the effective and efficient operation of the Regional Director’s (RD) areas of responsibility by providing professional administrative support and facilitating necessary action. The EA is responsible for coordinating and managing the activities of the RD for the Congo Basin. These activities include preparing written and verbal communication, coordinating meetings, diary, calendar and travel arrangements, drafting correspondence, reports and summaries. The EA will handle special projects as requested by the RD and on their behalf be able to represent them at selected meetings and other day-to-day activities.
Major Duties and Responsibilities:
Provides direct staff support to the Regional Director including receiving and directing/assisting correspondence and visitors, handling telephone calls and enquiries, scheduling and maintaining calendar and appointments, screening, analysing and preparing responses to incoming correspondence, handling day-to-day public relations.
Anticipate and prepare research and briefing papers in advance of appointments and presentations. Draft subsequent correspondence and follow up as necessary;
Prepare the first draft of documents, letters and reports – edit and review documents drafted by others for dissemination by the Regional Director;
Managing and maintaining the Regional Director’s diary and flagging on urgent correspondence;
Plan and coordinate logistics for the Regional Director’s participation in internal and external events. Assisting the Regional Director to plan trips and ensures effective logistics items (flights, visas, travel advance, travel request, itinerary table + contacts, invitation letter, hotel confirmation, related travel documents) are up to date;
Write minutes of the meetings and calls of the Regional Director when necessary;
Following up on invitations from partners and in consultation with the Regional Director ensuring WWF’s representation;
Maintaining and management of leave schedule for the Regional Director;
Monitor the Regional Director’s expenses and take the necessary action;
Managing the process of calling for briefings and meetings and checking on staff availability;
Scheduling RMT meetings, catch up and appraisals for all the Director’s direct reports;
Taking minutes at RMT meetings and following up on action points;
Scheduling and coordination of regular RMT meetings;
Retrieving minutes of RMT Meetings and other documents as requested by auditors;
Managing information flow between the Regional Director’s and Country Offices and other internal stakeholders;
Serving as a primary point of direct administrative contact and liaison with other offices, individuals and external organisations and agencies on a range of specified issues; organises and facilitating meetings and meeting preparation as required;
Coordinating the issue of signature authorization to Country Directors for contracts that are above their signature limit. Coordinating the issue of signature authorization from WWF-Int’l for the Director General/ Chief Operating Officer to sign contracts that are above his/her signature limit;
Using initiative and judgement to ensure matters requiring attention in the absence of the Regional Director are referred or delegated to the right office/person to minimise the effect of the Regional Director’s absence from office;
Assist the Regional Director in responding to queries on WWF projects/programmes in the Congo Basin;
Along with other Executive / Admin Assistants, if any, provide support to the wider RMT members in a proportionate manner as and when necessary;
Any other duties as assigned by the Regional Director including any special short term projects;
Act as PO Super User in Oracle to support in the absence of Admin Assistant, Operations: Create requisitions & purchase orders, receive goods, close modules, update approval groups.
PROFILE
Required Qualifications:
A University Degree in Business Administration, Communication or related field; Masters in Business Administration an advantage;
At least five years’ work experience in a reputable International NGO in a similar or equivalent position;
Proven track record in successfully of working with Director level functions in international development, and/or other related fields;
Required Skills and Competencies:
Excellent organisational and prioritisation competence, with attention to details;
Proactive attitude and ability to take initiative and work independently;
Good interpersonal, teamwork and networking skills;
Strong oral and written communication skills;
Operational in English and French (written and oral);
Skilled in a variety of computer software and content creation applications;
Knowledge of social networking trends for advanced or professional use;
An interest in the field of nature conservation and natural resource management is an asset;
Knowledge of the evolving Congolese/international media landscape
Embraces the WWF mission and values of the organisation: Courage, Integrity, Respect & Collaboration.
WORKING RELATIONSHIPS
Internal.
Works closely with the entire Regional Team and Country Directors, WWF DRC with managers and staff in WWF-DRC, ROA Communication team, as well as staff of other relevant units within the Network in the fulfilment of his/her duties.
External.
Interaction with staff and visitors from other conservation organisations, government authorities, public sector partners etc. Responds to general enquiries in relation to the work of WWF-DRC and Congo Basin Office.
